Compliance czyli zgodność. Wskazówki dla właścicieli małych firm.

Compliance – co to właściwie znaczy?

W powszechnej świadomości działania związane z zagadnieniem „Compliance” dotyczą dużych firm, korporacji, międzynarodowych grup kapitałowych. Rozbudowane procedury, zasady działania, ustandaryzowane systemy zarządzania i inne… jak to się ma do małej czy średniej rozmiarów firmy?

Warto chyba zacząć od samego znaczenia słowa „compliance”, z języka angielskiego oznacza „zgodność”. Jednym z podstawowych i często stosowanym w angielskim prawniczym wyrażeń to właśnie „to comply with”, czyli „zgodność z” przepisami, zasadami, regułami. Od tego warto zacząć. Już przytoczone przykłady wskazują, że zagadnienie „compliance” będzie dzieliło się na bardziej formalne zasady i działania w oparciu o konkretne przepisy prawa, ale też będą to zasady oparte o etykę, stosowane normy społeczne, wypracowany zasady biznesowe. Czyli zagadnienie to jest złożone i może dotyczyć wielu różnych aspektów i zakresów. Sygnaliści, RODO, AML, CMS, KYC, PEP i wiele innych pojawiających się pojęć, powoduje, że łatwo się w tym pogubić. Warto sprawdzić, jakie zagadnienia dotyczą naszej firmy i czy warto poświęcać na to czas.
Z punktu widzenia każdego przedsiębiorcy konieczność działania w zgodnie z przepisami wydaje się oczywista, choć nie zawsze najistotniejsza. Cele biznesowe i nasz budżet często powodują, że zapominamy o kwestiach, które może nie w tym momencie, ale na pewnym etapie okażą się bardzo istotne. Działanie w oparciu o przepisy prawa nie do końca stanowi nasz wybór, co po prostu obowiązek w szczególności w kontekście ewentualnej odpowiedzialności czy też świadomość grożącej kary i to w wielu przypadkach nie tylko finansowej.

Może jednak spróbować podejść do tego trochę inaczej?

Zagadnienia compliance to zarówno określony sposób organizowania życia firmy z uwzględnieniem zewnętrznych czynników, jak właśnie przepisy prawa, ale także są to nasze założenia dotyczące wewnętrznych zasad funkcjonowania. Usystematyzowana wiedza o tym, co dla naszej firmy jest niezbędne, często ginie w chaosie informacyjnym. Sprawdź, jakie są najważniejsze obszary, na których warto się skupić dokonując oceny, czy kwestie compliance dotyczą Twojej firmy:

 

Ochrona danych osobowych

Wydaje się, że w ostatnich latach każdy już wie, że temat ochrony danych osobowych pojawi się prędzej czy później w związku z prowadzoną przez nas działalnością. Wprowadzanie procedur w zakresie RODO, wypracowanie odpowiednich polityk informacyjnych czy przygotowanie dokumentacji w tym zakresie, wydaje się, że staje się powoli już powszechną praktyką. Choć oczywiście nie zawsze, dlatego warto o tym przypominać. Czy to jest jedyne zagadnienie w zakresie compliance, które dotyczy mnie jako małej firmy? Zdecydowanie nie.

Prawo spółek

Jeżeli formalnie Twoje przedsiębiorstwo działa już jako spółka, to trzeba dopilnować wszystkich formalności oraz prowadzić dalsze działania w oparciu o przepisy kodeksu spółek handlowych (oczywiście nie tylko). Ważne jest, aby posiadać wiedzę, czy do danej czynności potrzebna jest zgoda i uchwała zarządu czy uchwała wspólników; Jakie dokumenty należy i w którym momencie trzeba złożyć do Krajowego Rejestru Gospodarczego. Trzeba mieć świadomość, że niektóre braki formalne mogą rodzić nawet odpowiedzialność karną.

Prawo pracy

Jeżeli zatrudniamy pracowników, musimy się zastanowić, czy działamy w zgodzie i w oparciu o przepisy prawa pracy. Tutaj pojawia się dużo zagadnień, np. czy potrzebny jest w naszej firmie regulamin pracy, czy mamy przewidziane odpowiednie procedury dotyczące wdrażania pracowników, ich zwalniania i wiele innych aspektów.

Z uwagi na rodzaj działalności – działalność regulowana

Jeżeli nasza firma zajmuje się tzw. działalnością regulowaną, to musimy pamiętać o działaniu zgodnie z przepisami obejmującymi dany zakres. Często w związku z tym nałożone są na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki. Związane z uzyskaniem dodatkowych zezwoleń, pozwoleń czy też w trakcie późniejszego działania np. dodatkowy obowiązek raportowania.

Przepisy podatkowe

Każdy przedsiębiorca musi liczyć się z prowadzeniem działalności w zgodzie z przepisami podatkowymi. Te firmy, które współpracują z dużymi firmami wiedzą, że takie podmioty często wymagają dodatkowych zaświadczeń, sprawozdań i innych dokumentów w celu wykazania, że nasza firma jest wiarygodna i znajdziemy się na tzw. „białej liście”.

Ochrona konkurencji

Dla specyfiki naszej działalności może okazać się, że trzeba będzie zwrócić szczególną uwagę na przepisy związane z ochroną konkurencji, w tym np. na zasady związane z przestrzeganiem tajemnicy przedsiębiorstwa, zarówno naszej, ale także naszych kontrahentów.

Anti Money Laundering (AML) – przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy

Ogólna sytuacja na świecie, wojny, bark stabilności rynków finansowych sprawia, że coraz więcej mówi się o zasadach związanych z przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy i przeciwdziałaniu terroryzmowi. Nawet jeżeli nie dotyczy to bezpośrednio naszej firmy, wymogi działania w zgodzie z tymi przepisami jak i procedurami mogą pojawić się z uwagi na podjęcie współpracy z określoną instytucją finansową czy bankiem.

Przepisy dotyczące ochrony środowiska

Prawo ochrony środowiska jest dziedziną, w której każdy przedsiębiorca powinien zapewnić zgodność. Prawo ochrony środowiska to cały szereg aktów prawnych, tzn. ustaw i rozporządzeń, które przedsiębiorca powinien stosować, dlatego warto poznać te, które rzeczywiście będą miały zastosowanie do prowadzonej przez nas działalności. Niedopełnienie określonych obowiązków taki jak np. raportowanie czy brak posiadania odpowiednich zezwoleń, mogą mieć poważne negatywne konsekwencje dla przedsiębiorcy, w szczególności kary finansowe.

Jakie korzyści płyną z zadbania o obszar compliance?

W zakresie zgodności z przepisami prawa i zagadnienia dotyczącego compliance znajdują się inne zakresy i odpowiedzialności, które leżą po stronie przedsiębiorcy. Zagadnień tych jest bardzo dużo, dlatego z punktu widzenia każdej, nawet najmniejszej firmy, istotne jest zdefiniowanie i ustalenie, co dla jej funkcjonowania będzie miało znaczenie.
Działanie zgodnie z przepisami i groźba odpowiedzialności prawnej powiązanej z karami, jest oczywistym argumentem. Ale jakie są inne plusy wprowadzenia i ustalenia określonych zasad, procedur w naszej firmie?

 

Przewidywalność

Zacznijmy od przewidywalności. Jeżeli z morza obowiązujących przepisów wytypujemy te, które dla naszej firmy są najważniejsze i którymi musimy się kierować podejmując codzienne czynności, to jesteśmy w stanie lepiej zaplanować nasze działania strategiczne i operacyjne. Nasi pracownicy również będą mieli wytyczne, na których mogą się oprzeć planując harmonogramy i plany działania. Oczywiście nie przewidzimy wszystkiego, w dzisiejszych czasach niezbędna jest elastyczność działania, ale zawsze będziemy wiedzieli do czego wrócić bądź od czego zacząć.

Oszczędność czasu

Następstwem przewidywalności jest oszczędność czasu. Opierając się w swoich działania na najważniejszych zebranych działaniach, proces podejmowania decyzji, planowania i ustalania zadań priorytetowych stanie się dużo szybszy. A oszczędność czasu to dla firmy przede wszystkich oszczędność kosztów, ale też i znalezienie przestrzeni na inne działania, na które wcześniej nie było czasu. Również w sferze prywatnej.

Zminimalizowanie ryzyka

W przypadku ustalenia odpowiednich procedur i zasad w firmie, a następnie ich aktualizowanie, daje pewność, że organizacja działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. Powoduje to, że nie narażamy się na odpowiedzialność czy to administracyjną czy karną. Działanie według przyjętych standardów pozwala też na sprawniejsze podejmowanie decyzji biznesowych, minimalizację ryzyka popełniania błędów zarówno przez właścicieli firmy, jak i przez pracowników. Wprowadzenie odpowiednich procedur pozwala na szybsze wykrywanie i reagowanie na powstałe odstępstwa i naruszenia i następnie na ich niwelowanie.

Budowanie rzetelnej marki

Oprócz zagadnień związanych z przepisami i normami prawnymi, obszar compliance obejmuje też to, co jest ważne dla danej firmy w zakresie etyki działania, podejścia do biznesu, do współpracy z partnerami oraz klientami. Nawet przy jednoosobowej działalności gospodarczej, spisanie podstawowych zasad działania, które identyfikują Twoją firmę, również może przynieść wiele korzyści.
Dzięki działania w oparciu o „Etykę Biznesu” w danej firmie, tworzymy swoją indywidualną markę, pokazujemy, że jesteśmy rzetelnym partnerem biznesowym a to przekłada się na przyciąganie klientów, kierujących się podobnymi wartościami, co może ułatwić nawiązanie współpracy jak i ustalenie jej zasad.

Podsumowując

Powyższe obszary wskazują jedynie kierunek podejścia do zagadnienia compliance, w dalszej kolejności należy się zastanowić jak to wszystko wprowadzić i stosować. Tutaj zalecane jest dokonanie dokładnej analizy, co z punktu widzenia firmy, specyfiki działalności jest ważne, na jakie przepisy obligatoryjne trzeba zwrócić uwagę.
Następnie warto pomyśleć o tym, co już jest stosowane. Może działając już w oparciu o określony schemat i standardy nie mamy nawet świadomości, że można to ująć jako procedurę compliance.
Kolejnym punktem powinna być analiza czego brakuje w Twojej organizacji, co trzeba wprowadzić, ale też co warto wprowadzić. Należy ustalić jak i kiedy dane procedury i rozwiązania należy zaimplementować, a na sam koniec, jak je weryfikować i aktualizować.
Tematyka compliance jest bardzo szeroko i dotyczy wielu aspektów. Wydaje się, że na pewno będzie się ona jeszcze rozwijała, a procesy standaryzacji wymuszą również na tych mniejszych firmach dostosowanie się do określonych wymagań i nie tylko w tym podstawowym zakresie.

Jeśli prowadzisz firmę i chcesz sprawdzić jakie standardy powinna spełniać Twoja firma skorzystaj z usług prawnych Lumi, o których więcej możesz dowiedzieć się tutaj. Przygotujemy plan działania i ustandaryzujemy obszar compliance w twojej organizacji. Jeśli zmienią się przepisy lub wytyczne dla obszaru twojej firmy – zadbamy o aktualizację. Będziesz mógł zająć się rozwojem swojej firmy, kiedy my zadbamy o standardy prawne, formalne i dobre praktyki w obszarze compliance.