Komunikacja w kryzysie wewnątrz organizacji

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Kiedy komunikacja powinna iść od samej góry
2. Co jest najważniejsze dla pracowników
3. Zachowanie balansu w komunikacji
4. Dyplomacja a szczerość
5. Budowanie zaufania
6. Czym jest rezyliencja

Kiedy komunikacja powinna iść od samej góry

W sytuacjach globalnych, kryzysach, kiedy pracownicy śledzą na bieżąco wydarzenia, “żyją jakimś tematem”, nie wiedzą, czego mogą się spodziewać, kiedy sytuacje dotyczą “nas wszystkich” np. pandemia, wojna lub kiedy są to ważne wydarzenia krajowe czy lokalne np. manifestacje, marsze.
Nie udawajmy, że nie ma tematu, skoro ludzie nie mogą się skupić na pracy, może warto w danym dniu skrócić czas pracy, dać dzień wolny, dać zielone światło na zaangażowanie się w inicjatywę lokalną w czasie pracy. Ustalmy jasno i zakomunikujmy, co ma być zrobione, a co możemy odpuścić. Nawet w trudnych sytuacjach musimy myśleć o firmie i zachowaniu ciągłości procesów.

Potrzeby pracowników

Pracownicy potrzebują przewidywalności, poczucia bezpieczeństwa, stabilności, chcą wiedzieć jak pracodawca podchodzi do danego tematu. Chcą wiedzieć w jakiej sytuacji jest firma i czego się oczekuje od nich oczekuje. Brak komunikacji jest gorszy niż najgorszy komunikat lub informacja, że “pracuję nad tą sprawą, wrócę do was jak najszybciej”. Dzięki temu unikniemy plotek, domysłów, scenariuszy, które nie mają pokrycia w rzeczywistości.

Zachowanie balansu

Jako liderzy powinniśmy zachować zimną krew, nawet jeśli sami nie mamy wpływu na rozwój wydarzeń. Z jednej strony powinniśmy pokazać “ludzką twarz”, wrócić do ludzi dać im wsparcie, zrozumienie. Z drugiej strony, pokazać, że panujemy nad sytuacją, dać poczucie bezpieczeństwa i podkreślić naszą rolę w zaistniałych okolicznościach, skupić się na tym na co mamy wpływ.
Przygotujmy w punktach to, co chcemy przekazać.
Używajmy słów, które są neutralne, unikajmy jeśli to możliwe ostrych, nacechowanych negatywnie sformułowań.
Pozwólmy ludziom zadawać pytania, nawet jeśli będą niewygodne i nie będziemy znali odpowiedzi.
Dajmy do zrozumienia, że śledzimy okoliczności, analizujemy dane, robimy scenariusze.

Dyplomacja a szczerość

Lider nie zawsze musi być szczery do bólu. Jest różnica między powiedzeniem: “Wszyscy klienci wstrzymali projekty, potrzebuję trochę czasu, aby przemyśleć tą sytuację i wrócę do was z decyzją” a “Wszyscy się wycofali, sytuacja jest masakryczna, zaraz nie będzie na wynagrodzenia” – chociaż to byłoby najbliżej prawdy…Im jesteśmy wyżej tym jesteśmy bardziej samotni. Szczerość nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Jeśli nie wiemy co robić, przegadajmy temat z przyjacielem, mentorem, kimś kto nam doradzi albo chociaż nas wysłucha. Nasz zespół ma mieć w nas wsparcie, musimy wygenerować pomysły, scenariusze działań i podjąć na dany moment najlepszą decyzję, aby firma mogła funkcjonować. To my nią zarządzamy.

Budowanie zaufania

Budowanie zaufania zespołu, to proces. Dopiero w kryzysie okazuje się, czy mamy ludzi za sobą, czy przeciwko. Czy możemy ich przekonać do swojej wizji, aby “wspólnie przetrwać” czy mamy ludzi, którzy są u nas tylko dla pieniędzy. Zespół wie, czy mają do czynienia z “Kapitanem”, który zejdzie ze statku ostatni, czy z osobą, która ich zostawi w najgorszym momencie. To samo tyczy się zaufania klientów, dostawców, zarządu. W biznesie różnie bywa, ale zaufanie jest najważniejsze. Dzięki temu w kryzysie można z ludźmi ustalić działanie np. poprzez zmniejszenie etatów, wynagrodzenia czy wspólne generowanie pomysłów. Po prostu od pieniędzy ważniejsze jest być porządnym człowiekiem.

O rezyliencji

Rezyliencja to “umiejętność lub proces dostosowywania się człowieka do zmieniających się warunków, adaptacja do otoczenia, uodpornianie się”. To teraz bardzo modne słowo, szczególnie wśród kadry zarządzającej. Tak naprawdę chodzi o to, że szef musi mieć twardy tyłek. Jakby tego fajnie nie nazwać – dokładnie o to chodzi. Im więcej ciężkich doświadczeń zbierzesz tym będzie mniej boleć przy upadku.

I tego sobie życzmy w tym nieprzewidywalnym świecie – rezyliencji.